1. OBJETIVO
Comunicar e explicar a conduta e os padrões de comportamento esperados de todos nós na Axionlog, e aderir a eles, é parte integrante de nossas obrigações como funcionários. É política da Axionlog cumprir todas as leis, normas e regulamentações governamentais aplicáveis aos seus negócios. A empresa se preocupa com a forma como os resultados são alcançados, e não apenas com a sua obtenção. Diretores, executivos e funcionários devem se comportar de maneira justa uns com os outros e com os fornecedores, clientes, concorrentes e outras terceiras partes da empresa. A empresa espera a adesão ao seu padrão de integridade em toda a organização e não tolerará funcionários que alcancem resultados violando leis ou conduzindo negócios de forma inescrupulosa. Todas as transações comerciais devem ser registradas com precisão em seus livros e registros.
A “Política de Práticas Comerciais” é um instrumento que reforça nosso firme compromisso com os mais altos padrões de conduta empresarial e pessoal em todas as nossas ações relacionadas à empresa em que trabalhamos.
É política da Axionlog que todos os funcionários demonstrem e mantenham o mais alto nível de integridade, responsabilidade e conduta profissional em todas as atividades industriais, administrativas e comerciais, bem como em seus relacionamentos com nossos clientes, fornecedores, funcionários, consultores e as comunidades onde atuamos. Valorizamos e protegemos a integridade de nossos funcionários e de outras pessoas que nos representam e nos auxiliam em nosso trabalho.
Nossa empresa dá à ética a prioridade que ela merece como uma competência essencial para todos os gerentes e funcionários e a valoriza como um fator-chave para o crescimento e a consolidação da Axionlog.
Seu compromisso com os princípios e as melhores práticas descritos nesta política nos permitirá continuar desfrutando da reputação que conquistamos por nossa integridade pessoal, conduta ética e excelência empresarial.
Esta política inclui um compromisso com a responsabilidade geral, a confidencialidade das informações e as práticas bancárias eletrônicas; bem como uma descrição de ações questionáveis em relação a concorrentes, clientes e fornecedores, e uma lista não exaustiva de práticas expressamente proibidas.
2. ESCOPO
Estas Normas de Conduta Empresarial aplicam-se à Axionlog e às suas subsidiárias e afiliadas (coletivamente, “Axionlog” ou “a Empresa”). As Normas aplicam-se a todos os funcionários da Axionlog (incluindo funcionários temporários) e ao Conselho de Administração da Empresa. As Normas não se aplicam aos nossos fornecedores ou aos seus funcionários. No entanto, estes serão informados sobre estas Normas de Conduta Empresarial e, portanto, esperamos que desenvolvam as suas próprias políticas e procedimentos em consonância com o espírito destas Normas e que apoiem integralmente os nossos funcionários no seu cumprimento.
A relação entre a Axionlog e cada um dos seus funcionários é regida pela legislação nacional da jurisdição onde trabalham. Sem prejuízo da legislação nacional aplicável, nada nas Normas de Conduta Empresarial altera a natureza dessa relação. A versão atual das Normas será publicada e mantida no website da Axionlog. As alterações também serão publicadas no website, conforme exigido pelas leis aplicáveis, e serão comunicadas aos funcionários em tempo oportuno.
3. DEFINIÇÕES
Entendemos que nossos Padrões de Conduta Empresarial são os comportamentos que demonstram os valores da empresa, como ética, lealdade, imparcialidade, respeito e confiabilidade, que asseguram a reputação da Axionlog como uma empresa que conduz todas as suas atividades com transparência. Esses padrões incluem aqueles relacionados às melhores práticas em armazenagem, distribuição, transporte e qualidade, bem como outros relacionados ao propósito da empresa e, em geral, a todas as atividades inerentes à administração de negócios (relações trabalhistas, gestão financeira, etc.).
De modo geral, esses padrões são um guia não exaustivo e não devem substituir o bom senso. Eles visam auxiliar na tomada de decisões corretas e estarão sempre sujeitos à revisão do comitê para atualizações e modificações.
4. REFERÊNCIAS
Esta Política refere-se à Política de Conduta Aceitável da Empresa, à Política Corporativa de Igualdade de Oportunidades e Combate ao Assédio e à Política Corporativa de Confidencialidade.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 COMPROMISSO DA GESTÃO
A administração da Axionlog está comprometida com a manutenção de altos padrões éticos. O Conselho de Administração da Axionlog supervisiona a adesão da empresa aos princípios éticos e o cumprimento das normas legais.
5.2 RESPONSABILIDADES ADICIONAIS DE FUNCIONÁRIOS COM FUNÇÕES DE SUPERVISÃO
Os funcionários com autoridade de supervisão sobre outros ocupam posições de confiança e influência. Portanto, têm uma responsabilidade especial, de acordo com as Normas de Conduta Empresarial, de manter um ambiente de trabalho ético e dar um bom exemplo. Devem garantir que os funcionários sob sua supervisão compreendam e cumpram as Normas e concluam todos os treinamentos obrigatórios de conformidade e ética. Além disso, devem comunicar as políticas relevantes da Axionlog aos funcionários e ajudá-los a compreendê-las.
Os supervisores devem manter uma comunicação aberta, honesta e bilateral com os funcionários. Isso significa incentivá-los a fazer perguntas, oferecer sugestões e relatar qualquer conduta inadequada. Por fim, os supervisores devem dar seguimento aos relatos de suposta conduta inadequada e tomar as medidas corretivas ou disciplinares apropriadas.
Em todos os casos, devem notificar o Departamento de Recursos Humanos por escrito.
5.3 RESPONSABILIDADE PESSOAL
Cada uma de nossas ações representa a Axionlog, e devemos fazer o possível para manter a boa reputação da nossa empresa. Cada um de nós assume a responsabilidade pessoal de fazer o que é certo; nosso sucesso depende disso.
Assumimos a obrigação de interromper ou prevenir ações que possam prejudicar os clientes, a empresa ou nossa reputação e de relatar tais ações assim que ocorrerem. Funcionários que violarem as leis aplicáveis, os Padrões de Conduta Empresarial ou as políticas da empresa estarão sujeitos a medidas disciplinares, que podem incluir demissão.
6. DESENVOLVIMENTO
6.1 LINHA DIRETA DE COMUNICAÇÃO ABERTA / ÉTICA
Na Axionlog, comunicamos de forma aberta e honesta, e ouvimos atentamente para chegar a um entendimento. Fazemos perguntas e levantamos questões, mesmo as mais difíceis.
Se um funcionário tomar conhecimento de qualquer violação das Normas de Conduta Empresarial ou de qualquer lei ou política aplicável, é sua responsabilidade relatar a violação imediatamente. A omissão em fazê-lo torna-o corresponsável pela violação.
Existem várias maneiras de levantar questões. Se você acredita que uma lei foi violada, deve relatá-la imediatamente ao Departamento de Recursos Humanos ou para lineadeetica@axionlog.com. Para outros assuntos, você pode falar com seu supervisor direto ou outro membro da gerência.
A Axionlog, e todos os seus supervisores, não permitirão qualquer forma de retaliação contra um funcionário que levante uma questão ou faça uma pergunta de boa-fé. Indivíduos que retaliarem estarão sujeitos a medidas disciplinares, que podem incluir demissão.
6.2 NOSSO POVO
Temos um forte compromisso com as nossas pessoas. Valorizamos o seu desenvolvimento e as suas contribuições. Apoiamos e incentivamos o trabalho com paixão para servir os nossos clientes, buscando a excelência em tudo o que fazemos.
6.2.1 EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL
Oferecemos oportunidades, promovemos talentos, desenvolvemos líderes e recompensamos conquistas. Acreditamos que uma equipe de indivíduos com experiências e formações diversas, trabalhando juntos em um ambiente que fomenta o respeito e incentiva altos níveis de engajamento, é essencial para o sucesso contínuo de nossos negócios.
A seleção e a promoção de nossos funcionários são baseadas em procedimentos transparentes que consideram talento, aptidão, habilidades profissionais, vocação, histórico, avaliação de desempenho, conduta ética e comprometimento com os interesses da empresa.
6.2.2 PROTEÇÃO CONTRA RETALIAÇÃO
A Axionlog protege seus funcionários contra retaliação. A Axionlog não tolerará retaliação contra funcionários que denunciarem condutas impróprias, levantarem uma questão ou cooperarem com uma investigação, desde que tenham agido de boa-fé e com a convicção razoável de que as informações fornecidas eram verdadeiras. Qualquer pessoa que retaliar estará sujeita a medidas disciplinares, que podem incluir demissão. Se você acredita ter sofrido retaliação, entre em contato com o RH.
6.2.3 DIREITOS HUMANOS E A LEI
Apoiamos os direitos humanos fundamentais de todas as pessoas. Não empregamos crianças ou trabalhadores abaixo da idade legal para trabalhar no país onde o trabalho é realizado. Proibimos punições físicas e assédio. Cumprimos as leis trabalhistas em todos os países onde atuamos.
6.2.4 RESPEITO E DIGNIDADE
Cada um de nossos funcionários merece ser tratado com justiça, respeito e dignidade. Oferecemos oportunidades iguais a todos os funcionários e candidatos a vagas.
Os funcionários da Axionlog têm o direito de trabalhar em um ambiente livre de assédio, intimidação ou abuso, seja sexual ou de qualquer outra natureza, ou atos ou ameaças de violência física. Não toleramos condutas verbais ou físicas que degradem outra pessoa, interfiram de forma injustificada no desempenho profissional de outra pessoa ou criem um ambiente de trabalho intimidante, hostil ou ofensivo.
Para os fins desta política, assédio inclui insultos, comentários ofensivos, comunicações eletrônicas e outras
condutas visuais, verbais ou físicas que possam criar um ambiente de trabalho intimidante, hostil ou ofensivo. “Assédio sexual” inclui investidas sexuais indesejadas, pedidos de favores sexuais e qualquer outra conduta de natureza sexual inadequada.
6.2.5 INCLUSÃO E DIVERSIDADE
A Axionlog está comprometida com a diversidade e a igualdade de oportunidades para todos. Respeitamos os atributos e perspectivas únicos de cada colaborador e aproveitamos essas perspectivas para desenvolver e fortalecer nossos relacionamentos com clientes e parceiros de negócios. Promovemos a diversidade entre nossos colaboradores, clientes e parceiros de negócios e trabalhamos diligentemente para garantir que todos na Axionlog se sintam acolhidos.
A Axionlog oferece tratamento e oportunidades de emprego iguais, independentemente de raça, etnia, cor, religião, sexo, idade, nacionalidade, orientação sexual, situação militar ou qualquer outra condição protegida por lei.
A empresa acredita que perspectivas diversas, trabalhando em prol de um objetivo comum, enriquecem as equipes e contribuem para uma tomada de decisão acertada.
Esta política se aplica a nossos colaboradores, candidatos, contratados independentes e fornecedores. Ela também se aplica a todos os aspectos da interação entre a Axionlog e os clientes e às nossas decisões de emprego, incluindo recrutamento, contratação, transferência, desenvolvimento, promoção, treinamento, benefícios, remuneração e rescisão.
6.2.6 LOCAL DE TRABALHO SEGURO
Estamos comprometidos em proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável para nossos funcionários. Exigimos que todos os funcionários cumpram as normas e práticas de segurança e tomem as precauções necessárias para proteger a si mesmos e aos seus colegas. Para a segurança de todos, os funcionários devem relatar acidentes e práticas inseguras aos seus supervisores imediatos o mais rápido possível.
6.2.7 ÁLCOOL E DROGAS
A empresa está comprometida com um ambiente de trabalho seguro, saudável e produtivo para todos os funcionários.
A posse e o uso de álcool e drogas ilícitas são proibidos no local de trabalho e durante a execução de qualquer atividade relacionada ao trabalho. É proibido trabalhar sob a influência de álcool, drogas ilícitas ou qualquer substância psicoativa que prejudique sua capacidade de desempenhar suas funções com segurança e eficácia.
- É proibida a distribuição de drogas e álcool no local de trabalho.
- A posse e o consumo de álcool são proibidos nas dependências da empresa, exceto em eventos sociais patrocinados pela Axionlog, onde o consumo de álcool é expressamente autorizado.
A Axionlog pode implementar um programa de testes psicotrópicos aleatórios (exames de drogas e álcool) para todos os funcionários, visando promover um ambiente de trabalho seguro e saudável. Este programa é conduzido de forma justa e equitativa, garantindo a participação de todos os funcionários, sem exceção.
Os testes aleatórios serão realizados de forma confidencial e respeitosa, garantindo a privacidade dos funcionários e cumprindo todas as normas legais aplicáveis. Devido à importância da segurança no trabalho, esses testes são obrigatórios, e qualquer funcionário que se recusar a realizá-los estará cometendo um ato de indisciplina e violando as normas de segurança vigentes.
Essa abordagem preventiva não só ajudará a identificar e lidar com potenciais problemas de abuso de álcool e outras substâncias, como também reforçará o compromisso da empresa com o bem-estar e a segurança de seus funcionários e clientes.
6.3 AXIONLOG, NOSSA EMPRESA
Estamos comprometidos com nossos fornecedores, compartilhando com eles as melhores práticas da empresa. Nossos funcionários e fornecedores devem trabalhar juntos para proporcionar a melhor experiência em serviços logísticos.
6.3.1 Agimos no interesse da Axionlog.
Sempre agimos pensando no benefício a longo prazo da Axionlog, nunca para ganho pessoal ou para favorecer familiares e/ou amigos.
6.3.2 RELAÇÕES COM FORNECEDORES
Na Axionlog, reconhecemos a importância de desenvolver relacionamentos sólidos com nossos fornecedores. Tratamos nossos fornecedores com honestidade e justiça, e esperamos que eles nos tratem da mesma forma.
A Axionlog baseia seus relacionamentos com fornecedores em práticas legais, eficientes e justas. Embora estas Normas de Conduta Empresarial não se apliquem aos nossos fornecedores, esperamos que eles cumpram os requisitos legais relevantes em seus relacionamentos comerciais, incluindo aqueles com seus funcionários, comunidades e com a Axionlog.
A Axionlog faz negócios com fornecedores de diversos países, com diferentes contextos culturais, sociais e econômicos, e está comprometida com práticas de emprego justas, buscando proporcionar um ambiente de trabalho seguro, saudável e produtivo para seus funcionários.
Além disso, buscamos trabalhar com fornecedores que compartilhem nossos valores. Isso significa que esperamos que nossos fornecedores compartilhem nosso apoio aos direitos humanos fundamentais de todas as pessoas; que tratem seus funcionários com justiça, respeito e dignidade; e que sigam práticas que promovam a saúde e a segurança.
6.4 ÉTICA
Operamos nosso negócio dentro de uma estrutura ética e responsável. Estruturamos nossas ações e condutas comerciais de acordo com princípios éticos e justos, respeitando as leis e regulamentações de cada mercado em que atuamos.
6.4.1 PROTEÇÃO DOS ATIVOS DA EMPRESA
Os ativos da empresa incluem informações, ativos financeiros, veículos, materiais de escritório, equipamentos, maquinário pesado, computadores, redes, softwares, serviços de telefonia e internet, correio de voz e e-mail, e todos os materiais fornecidos pela empresa.
Qualquer ação envolvendo roubo, fraude, peculato ou apropriação indébita de qualquer propriedade da empresa é proibida. Portanto, você não pode usar a propriedade, as informações ou sua posição na empresa para obter ganhos pessoais. Use seu bom senso e responsabilidade ao utilizar os ativos da empresa e não abuse de quaisquer privilégios que lhe sejam concedidos em sua posição na Axionlog.
Os computadores da empresa não podem ser usados de nenhuma forma que possa comprometer a segurança ou a integridade das informações ou softwares da empresa. Os computadores ou redes da empresa não podem ser usados para acessar, receber ou transmitir material inadequado, ilegal ou que possa violar nossa política de confidencialidade.
Nenhum bem da empresa pode ser emprestado, doado ou vendido, a menos que seja especificamente autorizado pelo executivo responsável. Você não deve usar os ativos, as informações ou sua posição na empresa para obter ganhos pessoais. Você não participará de nenhuma atividade que envolva roubo, fraude, peculato, extorsão ou apropriação indébita de bens.
6.4.2 INFORMAÇÃO CONFIDENCIAL
La información es un activo valioso. La información confidencial no se debe revelar a ninguna persona ajena a Axionlog ni discutirse con empleados de Axionlog que no tengan necesidad de conocer esta información. La información confidencial puede incluir, por ejemplo, información de ventas y financiera no publicada, cambios importantes en la Compañía, métodos operativos o de productos, planes de marketing o bienes raíces, resultados de investigaciones, datos de empleados e información acerca de relaciones con proveedores y otros. Trate toda información como confidencial si pudiera ser útil para sus competidores, si invade la privacidad de los empleados, de clientes, o si pudiera ser dañina para Axionlog si se divulgara públicamente.
Tome precauciones para no divulgar accidentalmente información confidencial. Por ejemplo, márquela de forma apropiada, nunca la discuta en lugares públicos y mantenga resguardada su computadora personal.
6.4.3 DADOS PESSOAIS
Respeitamos e valorizamos a privacidade de nossos funcionários e clientes, e mantemos a confidencialidade ao lidar com suas informações pessoais. Isso significa que você deve tratar os dados pessoais de todos os funcionários e clientes com cuidado e respeito, protegendo-os contra acesso e divulgação indevidos. Você nunca deve usar esses dados para ganho pessoal ou de qualquer outra forma inadequada.
6.4.4 CONFLITOS DE INTERESSE
Cada pessoa que trabalha na Axionlog deve evitar qualquer situação em que seus interesses pessoais ou financeiros possam dividir ou questionar sua lealdade. Os funcionários devem se abster de aproveitar oportunidades descobertas por meio do uso de ativos da empresa ou por meio de suas posições dentro da empresa.
Os funcionários devem evitar transações com títulos da empresa com base em informações relevantes e não públicas obtidas por meio de suas posições dentro da empresa. Os funcionários devem se abster de competir com a empresa. Quaisquer conflitos de interesse que possam levar outros a questionar nossa imparcialidade ou integridade devem ser evitados.
Todos nós somos responsáveis por relatar qualquer conflito de interesse real ou potencial ao Departamento de Recursos Humanos e por cumprir todas as condições impostas para controlar ou eliminar o conflito. Tais condições podem incluir, por exemplo, a sua exclusão da tomada de decisões em nome da Axionlog ou a exigência de que você se desfaça do interesse externo que gera o conflito.
A seguir, apresentamos algumas atividades que podem ser consideradas conflitos de interesse. Esta lista não é exaustiva, mas serve como um guia para identificar potenciais situações de conflito.
- Emprego fora da empresa e outros acordos comerciais.
Os funcionários têm o dever primordial de promover os interesses da Axionlog, e quaisquer acordos comerciais pessoais não devem interferir nessa obrigação. Como funcionário da Axionlog, você não pode aceitar ou receber remuneração de qualquer fornecedor ou entidade comercial com a qual faça negócios em nome da Axionlog.
- Fazendo negócios com familiares e amigos
Um conflito de interesses pode surgir quando você realiza negócios com familiares próximos ou amigos. Você deve comunicar qualquer potencial conflito de interesses tanto ao seu supervisor quanto ao departamento de Recursos Humanos. Você também deve ter cautela com as informações que compartilha com familiares ou amigos que trabalham para concorrentes ou que possuem interesses comerciais em empresas concorrentes. Isso também se aplica caso você tenha familiares ou amigos que trabalham para fornecedores ou prestadores de serviços que possuam interesses comerciais nessas empresas.
- Conflito de interesses entre funcionários da Axionlog
Qualquer funcionário que tome conhecimento de um potencial conflito de interesses decorrente do cargo ocupado na empresa por seu cônjuge, parente, membro da família ou outra pessoa deve comunicar o fato ao Departamento de Recursos Humanos. Isso inclui também relacionamentos amorosos entre supervisores e subordinados, que devem ser comunicados imediatamente para que o conflito de interesses seja resolvido.
- Brindes, lembrancinhas e entretenimento relacionados a negócios
Não ofereceremos nem pagaremos subornos, nem forneceremos itens de valor com o objetivo de influenciar, ou dar a impressão de influenciar, o julgamento ou as ações de terceiros.
Não solicitaremos nem aceitaremos qualquer tipo de suborno, propina ou qualquer outro tipo de pagamento indevido. Respeitamos as políticas de outras organizações com as quais fazemos negócios; contudo, entendemos que o propósito de oferecer presentes e entretenimento em um ambiente corporativo é unicamente fomentar um relacionamento comercial satisfatório e de boa-fé entre as empresas.
Além disso, qualquer pessoa que receba um presente ou um convite para um evento no ambiente de trabalho global o recebe em virtude de sua posição e de seu vínculo com a Axionlog. Portanto, todos os funcionários da empresa devem poder desfrutar do presente ou do evento, pois todos compartilham o motivo pelo qual os presentes foram recebidos.
O seguinte aplica-se aos funcionários da Empresa, seus familiares diretos e agentes ou terceiros que trabalham em nome da Empresa: Não ofereça, dê ou aceite qualquer presente, entretenimento ou outro benefício pessoal se: Não estiver de acordo com as práticas comerciais usuais ou costumeiras; ou For em dinheiro ou equivalente em dinheiro, comissões, empréstimos, créditos, descontos, títulos, bens ou serviços abaixo do preço de mercado; ou Puder ser considerado suborno ou recompensa; ou Violar qualquer lei, política ou regulamento.
Com base no exposto acima, e como regra estrita: Todos os presentes corporativos recebidos devem ser entregues ao Departamento de Recursos Humanos local, incluindo presentes personalizados. Todos os presentes devem ser sorteados entre os funcionários da Empresa, garantindo que todos se beneficiem, visto que todos estão envolvidos nos negócios da Empresa. Se, devido ao seu baixo valor ou qualquer outra circunstância, alguém desejar ficar com um presente recebido, deverá consultar o Gerente de RH e obter autorização expressa para tal. Um registro por escrito desse fato e dos motivos deve ser mantido.
Além disso, o Gerente de RH deve informar o Diretor Corporativo de RH sobre os motivos para conceder essa autorização. Presentes recebidos em residências particulares serão tratados da mesma forma e deverão seguir o mesmo procedimento de entrega ao Departamento de Recursos Humanos. O Departamento de Recursos Humanos local será responsável por determinar em qual evento da empresa os presentes recebidos serão sorteados e quem poderá ser excluído do sorteio por ter recebido uma sanção disciplinar grave ou muito grave, ou por ausência injustificada.
No caso de eventos e/ou almoços de negócios, não é considerado apropriado comparecer com frequência ou participar de eventos extraordinários, a menos que expressamente autorizado pelo Gerente Geral do País por motivos profissionais. Quaisquer dúvidas devem ser encaminhadas ao Departamento de Recursos Humanos ou ao Gerente Geral do País.
A violação dessas regras, seja por apropriação indébita de presentes ou participação em eventos extraordinários sem a devida autorização, será considerada uma infração grave e acarretará as consequências correspondentes. Reiteramos que todos os funcionários da Axionlog contribuem para o crescimento da empresa e, portanto, todos devem compartilhar quaisquer presentes recebidos em reconhecimento ao seu trabalho.
- Investimentos estrangeiros
Os funcionários não podem deter, direta ou indiretamente, participação substancial em qualquer entidade comercial que conduza ou pretenda conduzir negócios com a Axionlog, ou que concorra com ela.
Participação substancial significa uma participação acionária superior a 5% do patrimônio líquido total do funcionário e de seus familiares diretos, ou superior a 1% das ações em circulação de investimentos em uma empresa de capital aberto.
Exceções a esta regra podem incluir investimentos em fundos mútuos ou contas administradas, nos quais os funcionários não têm poder de decisão sobre as escolhas de investimento. Não explore para seu benefício pessoal quaisquer oportunidades de negócios ou investimentos descobertas por meio do uso de ativos ou informações da empresa, ou de sua posição dentro da empresa. Isso inclui a compra, o arrendamento ou a aquisição, direta ou indireta, de direitos sobre qualquer propriedade ou material, caso a Axionlog também possa ter interesse em explorar tal oportunidade.
Por fim, não faça investimentos pessoais em uma entidade se o investimento puder ou vier a afetar seu julgamento em decisões comerciais relacionadas a essa entidade. Esteja ciente dos potenciais conflitos de interesse que podem surgir em empresas privadas e públicas e tome precauções em relação a questões de uso de informações privilegiadas que possam estar associadas a investimentos em empresas públicas.
6.4.5 USO DE COMUNICAÇÕES ELETRÔNICAS
Tudo relacionado a e-mail e sistemas de comunicação eletrônica em geral, incluindo todas as comunicações e informações criadas, recebidas, armazenadas ou enviadas nos sistemas da Axionlog, é propriedade da Empresa. O acesso e uso desses sistemas pelos funcionários é um privilégio concedido pela Empresa.
Os e-mails enviados e recebidos pelos funcionários por meio dos computadores da Empresa, incluindo a atividade de busca na internet e e-mail, estão sujeitos a busca e monitoramento, com ou sem aviso prévio, independentemente de os sistemas da Empresa serem acessados de dentro ou de fora do escritório, ou de as comunicações passarem por um servidor da Empresa. A Empresa monitorará periodicamente e aleatoriamente o uso individual dos funcionários. Por esses motivos, os funcionários não têm direito à privacidade em qualquer material criado, recebido, armazenado ou enviado por e-mail ou pelos sistemas de computador da Empresa, incluindo provedores de internet externos, nem podem esperar privacidade nessas comunicações.
A Empresa tomará as medidas necessárias para implementar de forma clara e precisa os pontos aqui descritos, garantindo sempre a finalidade do uso das ferramentas fornecidas para a execução do trabalho e a proteção dos direitos das pessoas envolvidas, em conformidade com a legislação aplicável.
6.4.6 UTILIZAÇÃO DE ID DE USUÁRIO E SENHAS
Os sistemas são projetados para que os IDs de usuário e senhas sejam pessoais. Cada funcionário deve usar seu nome de usuário e senha pessoais para acessar os sistemas da Axionlog. Essas informações não devem ser compartilhadas sob nenhuma circunstância. O descumprimento desta regra resultará em medidas disciplinares, que podem incluir a demissão.
Os funcionários são responsáveis por manter seus IDs de usuário e senhas em segurança. Eles nunca devem ser divulgados ou compartilhados com ninguém. Se alguém solicitar sua senha ou ID de usuário, recuse-se a fornecê-los e informe imediatamente o Departamento de Recursos Humanos.
Se você suspeitar, por qualquer motivo, que sua senha e/ou ID de usuário foram comprometidos, altere-os imediatamente e relate sua suspeita ao Departamento de Recursos Humanos.
6.4.7 REGISTROS E COMUNICAÇÕES COMERCIAIS
A Axionlog tem a responsabilidade de informar seus acionistas de forma eficiente sobre os aspectos relevantes da empresa. Os acionistas devem receber informações honestas, precisas e verídicas que lhes permitam tomar decisões comerciais responsáveis com base em registros confiáveis.
Todos os livros, registros e contas financeiras devem refletir com precisão as transações e os eventos. Devem também estar em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos e com o sistema de controles internos da Axionlog.
Todos os relatórios, declarações e documentos públicos submetidos às autoridades reguladoras em qualquer um dos países onde a Axionlog opera, bem como todas as comunicações oficiais da empresa, devem ser precisos, completos, claros e compreensíveis. Para garantir a precisão de todos os registros e apresentações feitos pela Axionlog, você nunca deve: fazer lançamentos falsos ou alterar recibos em relatórios de despesas; inserir informações falsas em folhas de ponto; alterar ou falsificar resultados de qualidade ou segurança; ou subestimar ou exagerar ativos ou passivos conhecidos. Manter ativos, fundos ou propriedades não divulgados ou não registrados, ou ativos “fora dos livros”; registrar incorretamente ou deixar de registrar itens que deveriam ser considerados despesas; ou fazer lançamentos que ocultem ou mascarem intencionalmente a verdadeira natureza de qualquer transação.
Espera-se que os funcionários registrem com precisão todas as transações comerciais nos livros e registros da empresa e que sejam honestos e comunicativos com os auditores internos e independentes da empresa.
Durante litígios ou investigações governamentais, quase todos os registros comerciais, incluindo e-mails e registros informatizados, podem ser tornados públicos. A mídia e outras organizações frequentemente obtêm registros. Portanto, os funcionários devem ser claros, concisos, verazes e precisos ao registrar qualquer informação. Evite exageros, linguagem rebuscada, palpites ou suposições, tirar conclusões jurídicas e fazer caracterizações depreciativas de pessoas e suas motivações.
Os documentos devem ser arquivados de acordo com os requisitos regulamentares e legais de cada país. Entre em contato com o Departamento de Recursos Humanos se tiver alguma dúvida sobre se é apropriado manter ou destruir um documento.
6.4.8 A LETRA E O ESPÍRITO DA LEI
Nossa principal obrigação em todos os países e comunidades onde atuamos é cumprir tanto a letra quanto o espírito da lei. Isso se aplica aos funcionários da Axionlog, bem como a terceiros que atuam em nome da nossa empresa.
Caso tenha alguma dúvida sobre a legalidade de qualquer assunto, é sua responsabilidade consultar o Departamento de Recursos Humanos antes de tomar qualquer medida potencialmente ilegal.
6.4.9 NEGÓCIOS INTERNACIONAIS
A Axionlog cumpre todas as leis e regulamentações aplicáveis em todos os locais onde atua. Quase todos os países do mundo proíbem pagamentos ou ofertas de qualquer coisa de valor a funcionários do governo, partidos políticos ou candidatos para obter ou manter negócios. Comissões ou taxas nunca devem ser pagas a intermediários, distribuidores, agentes, corretores ou consultores que sejam usados como subornos ou propinas.
O termo “funcionário do governo” inclui qualquer empregado de qualquer governo ou agência governamental ou organização pública internacional, qualquer partido político ou dirigente partidário, ou qualquer pessoa que atue em caráter oficial em nome de qualquer governo ou candidato a cargo público.
Pagamentos feitos indiretamente por meio de terceiros também são proibidos, especialmente se for sabido ou altamente provável que o pagamento ou a oferta de pagamento esteja sendo feita a um funcionário do governo com o objetivo de influenciar suas ações ou decisões.
Muitas leis regem a conduta comercial internacional. Essas leis incluem: leis que exigem que as transações não sejam usadas para lavagem de dinheiro; leis que garantem que as empresas não cooperem de forma alguma com boicotes não autorizados; Elas restringem o comércio com certos países e proíbem transações que possam auxiliar terroristas ou organizações que apoiam o terrorismo.
Qualquer funcionário com dúvidas sobre qualquer questão legal é responsável por consultar o Departamento de Recursos Humanos antes de tomar qualquer medida potencialmente ilegal.
6.5 CRESCIMENTO LUCRATIVO
Fazemos nosso negócio crescer de forma lucrativa. Maximizamos a rentabilidade de nossas operações.
6.5.1 POLÍTICA DE CONCORRÊNCIA LEAL E ANTITRUSTE
A maioria dos países da América Latina onde atuamos possui leis de concorrência leal ou antitruste para salvaguardar o direito do consumidor de obter os melhores produtos aos melhores preços. A Axionlog apoia e cumpre essas leis. Entre outras coisas, essas leis geralmente proíbem: a celebração de qualquer contrato ou acordo, formal ou informal, com um concorrente que fixe, controle ou afete preços, produtos, condições de venda, custos, lucros, margens de lucro, mercados ou quotas de mercado, ou práticas de distribuição.
Contratos ou acordos com um concorrente para alocar clientes ou produtos, boicotar fornecedores ou indivíduos com os quais normalmente fariam negócios, ou para participar ou não de licitações em geral. As leis de concorrência também regem nossos relacionamentos com fornecedores.
É responsabilidade de qualquer pessoa que tenha dúvidas sobre esses assuntos ou qualquer outra discussão, decisão ou ação que possa ter implicações antitruste consultar o Departamento de Recursos Humanos antes de tomar qualquer medida desse tipo.
6.5.2 PRÁTICAS COMERCIAIS
Informações sobre concorrentes e fornecedores são um ativo valioso. Respeitamos os direitos de nossos concorrentes e fornecedores e agiremos de forma justa com eles no mercado. Buscamos obter vantagens competitivas por meio de pesquisa, marketing, execução, qualidade e serviço, jamais por meio de práticas comerciais antiéticas ou questionáveis.
Não nos envolvemos em práticas comerciais desleais ou ilegais. As seguintes regras se aplicam quando a Axionlog ou qualquer pessoa que trabalhe em nosso nome coleta ou utiliza informações sobre concorrentes ou fornecedores: Respeitar os direitos de propriedade intelectual de terceiros, incluindo patentes, direitos autorais e marcas registradas; não aceitar, divulgar ou utilizar informações que lhe foram divulgadas em violação a um acordo de confidencialidade; não divulgar ou utilizar informações que possam ser proprietárias ou confidenciais sem consultar o Departamento de Recursos Humanos; não utilizar métodos antiéticos ou ilegais para coletar informações sobre empresas; não roubar informações que constituam segredo comercial nem persuadir ex-funcionários ou funcionários atuais de outras empresas a divulgar segredos comerciais; e não tomar nenhuma medida que possa criar a aparência de um acordo impróprio com concorrentes.
6.5.3 SOLICITAÇÕES DE INFORMAÇÃO GOVERNAMENTAL
A Axionlog coopera com agências e autoridades governamentais. Todas as solicitações de informações que não sejam as fornecidas rotineiramente devem ser encaminhadas imediatamente ao Departamento Financeiro para uma resposta adequada.
Todas as informações fornecidas devem ser honestas, precisas e verdadeiras. Nunca engane qualquer investigador, nem altere ou destrua documentos ou registros sujeitos a investigação.
6.6 MELHORIA CONTÍNUA
6.6.1 GESTÃO CORPORATIVA E CONTROLES INTERNOS
Possuímos um sistema de controles internos e mecanismos de reporte concebidos para proteger os ativos e as operações da Companhia e para fornecer informações precisas, honestas e oportunas à Administração, ao Conselho de Administração e aos acionistas.
O auditor externo realiza a supervisão independente da elaboração das demonstrações financeiras e dos sistemas de controle interno da Companhia. Os funcionários são obrigados a conduzir-se de acordo com a letra e o espírito do nosso sistema de controle interno e a cooperar integralmente com qualquer auditoria ou investigação.
6.6.2 ALTERAÇÕES NAS REGRAS
Qualquer alteração ao Regulamento deverá ser aprovada pelo Conselho de Administração da Axionlog, após formulação pelo Departamento de Recursos Humanos, e deverá ser divulgada nos quadros de avisos da Axionlog no prazo de cinco dias após a sua aprovação.
6.6.3 INVESTIGAÇÕES INTERNAS
A Axionlog incentiva seus funcionários a fazer perguntas, expressar preocupações pessoais e fornecer sugestões pertinentes sobre as práticas comerciais da empresa. Espera-se que os funcionários informem prontamente a gerência sobre qualquer suspeita de violação da lei, das políticas da empresa e dos controles internos, para que a gerência possa tomar as medidas corretivas apropriadas.
A gerência deve se comunicar com o Departamento de Recursos Humanos. O Departamento de Recursos Humanos é responsável por investigar violações dos controles internos da empresa.
A Axionlog leva muito a sério as denúncias de suspeita de má conduta. Se você tomar conhecimento de uma investigação interna ou se for solicitado a fornecer informações ou auxiliar em uma investigação interna, as seguintes regras se aplicam: Você não pode discutir nada sobre a investigação com qualquer pessoa, seja dentro ou fora da Axionlog, sem o consentimento expresso dos indivíduos autorizados a conduzir a investigação; Você deve fornecer todas as informações relevantes de forma completa e verídica e cooperar integralmente com a equipe de investigação autorizada durante todo o processo. E se você interferir na investigação ou fornecer informações falsas durante o seu curso, poderá estar sujeito a medidas disciplinares, que podem incluir a rescisão do contrato de trabalho.
6.7 RECURSOS
Cada um de nós incorpora pessoalmente esses valores. Busque apoio se precisar. Esses recursos são um bom ponto de partida.
O Departamento de Recursos Humanos está à disposição para responder a quaisquer perguntas sobre as Normas de Conduta Empresarial ou para analisar possíveis violações. Envie um e-mail para lineadeetica@axionlog.com.
Você pode obter cópias dessas políticas solicitando-as ao seu escritório local de RH ou baixando-as da intranet.
Após ler essas normas, você deve preencher e assinar o Anexo A e, em seguida, enviar esta declaração ao Departamento de Recursos Humanos.
7. FREQÜÊNCIA
Esta política se aplica sempre que um documento é criado, modificado e controlado.
8. MONITORAMENTO, VIGILÂNCIA E VERIFICAÇÃO
Esta política é monitorada durante cada processo de autorização de documentos. O monitoramento é registrado por meio da publicação dos próprios documentos, enquanto a supervisão é documentada via e-mail para o Gerente de Auditoria Interna Corporativa, relatando quaisquer constatações. A validade da política é verificada anualmente e registrada juntamente com quaisquer modificações ou prorrogações autorizadas. Em todos os casos, esta é a responsabilidade do gerente de RH em cada país.
9. CORREÇÕES
As ações corretivas em caso de não conformidades no formato e controle de documentos e registros são as seguintes:
- Informe a pessoa responsável pela não conformidade para que ela possa revisar o procedimento e corrigi-lo.
- Informe seus supervisores diretos caso perca o controle da documentação.