Las Políticas adicionales que se indican a continuación constituyen un elemento esencial para prevenir, controlar y monitorear el Riesgo de Soborno Transnacional y en consecuencia deben ser observadas por todos los Empleados, Contratistas y Asociados de la Compañía.
1. Política de Registros Comerciales y Financieros
Asegurar la exactitud de todos los registros comerciales y financieros de la Compañía. Estos incluyen no sólo las cuentas financieras, sino también otros registros como informes de calidad, registros de tiempo, informes de gastos y presentaciones como currículos y otros datos personales.
Asegurarnos de que cumplimos con los requisitos legales para obtener registros comerciales y financieros precisos y completos es responsabilidad de todos, no sólo del personal de contabilidad y finanzas. El mantenimiento de registros e informes precisos refleja la reputación y la credibilidad de la empresa y garantiza que la empresa cumpla con todas las obligaciones legales y reglamentarias. A continuación, encontrarán una guía de los principios que se deben observar en cuanto a la forma de llevar registros comerciales y financieros:
(i) Siempre registre y clasifique las transacciones en el período contable adecuado y en la cuenta y el departamento apropiados.
(ii) No retrase o acelere el registro de ingresos o gastos para cumplir con las metas presupuestarias. Esto incluye las horas trabajadas y el PTO (Descansos).
(iii) Todas las transacciones deben estar respaldadas por la documentación apropiada, incluso si son estimaciones.
(iv) Todos los informes a las autoridades reguladoras deben ser completos, justos, precisos, oportunos y transparentes. Nunca falsifique documentos
(v) No distorsione la verdadera razón de cualquier transacción
(vi) Nunca permita que otra persona evada los impuestos o subvierta las leyes de la moneda local.
(vii) Por esta razón, los pagos generalmente deben hacerse sólo a la persona o empresa que realmente proporcionó los bienes o servicios.
(viii) Los pagos deben hacerse en el país de origen del proveedor, donde hace negocios, o donde se vendieron las mercancías o se prestaron los servicios, a menos que el proveedor haya cedido legítimamente el pago o vendido sus cuentas por cobrar a otra entidad.
(ix) Las excepciones deben ser aprobadas por el director financiero.
(x) No se debe influir, manipular o engañar indebidamente durante cualquier auditoría, ni interferir con los auditores contratados para realizar la auditoría de los libros, registros, procesos o controles internos de la Compañía.
(xi) Los registros y comunicaciones comerciales a menudo se hacen públicos, y debemos evitar la exageración, los comentarios despectivos, las conjeturas o las caracterizaciones inapropiadas de personas y empresas que puedan ser malinterpretadas. Esto se aplica igualmente al correo electrónico, a los memorandos internos y a los informes formales.
(xii) Los registros siempre deben conservarse o destruirse de acuerdo con la regulación aplicable. De acuerdo con esas políticas, en caso de litigio o investigación gubernamental, consulte al director financiero.
(xiii) Señales de alerta:
- Facturas que aparentemente sean falsas o no reflejen la realidad de una transacción o estén infladas y contengan exceso de descuentos o reembolsos.
- Operaciones en el exterior cuyos términos contractuales son altamente sofisticados.
- Transferencia de fondos a países considerados como paraísos fiscales. Para el efecto se consultarán las listas que la DIAN tenga definidas para el efecto.
- Operaciones que no tengan una explicación lógica, económica o práctica.
- Operaciones que se salgan del giro ordinario del negocio.
- Operaciones en las que la identidad de las partes o el origen de los fondos no es clara.
- Bienes o derechos, incluidos en los estados financieros, que no tengan un valor real o que no existan.
2. Política de Regalos y Entretenimiento
Esta Política de Regalos y Entretenimiento cubre regalos, comidas, viajes y entretenimiento entre la Compañía y Servidores Públicos Extranjeros y Servidores Públicos Nacionales. El ofrecimiento de regalos y de entretenimiento de forma apropiada puede ayudar a construir y mantener relaciones de negocios. No obstante, cuando los regalos y el entretenimiento son excesivos, éstos pueden conllevar riesgos legales y reputacionales a la Compañía. Esta Política de Regalos y Entretenimiento tiene por objeto evitar y controlar el Riesgo de Soborno Transnacional y refuerza nuestro compromiso de mantener los más altos estándares éticos y de cumplimiento de la ley.
2.1 Definiciones
(i) Regalos. – es cualquier objeto de valor, que incluye pero no se limitan a:
- Bienes que incluyen anchetas, vino, ropa, merchandising.
- Boletas para eventos deportivos, culturales.
- Viajes y acomodación.
(ii) Comidas y entretenimiento. – Los cuales incluyen:
- Entradas, licores, y en general cualquier comida.
- Boletas para eventos deportivos, culturales.
2.2 Entrega de Regalos y Entretenimiento
Los Empleados de la Compañía pueden ofrecer o entregar Regalos o Comidas o Entretenimientos solo para propósitos legítimos de negocio y siempre que cumplan con las siguientes condiciones:
(i) No tienen por objeto que un Servidor Público Extranjero realice, omita, o retarde, cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un Negocio o Transacción Internacional.
(ii) No tienen por objeto que un Servidor Público Nacional retarde u omita un acto propio de su cargo, o ejecute uno contrario a sus deberes oficiales o para que realice un acto que en todo caso debía ejecutar en el desempeño de sus funciones.
(iii) No se ofrezca o entregue como un soborno.
(iv) No exceda la suma de 0 SMMLV.
(v) No cree una apariencia indebida o inapropiada
(vi) Esté debidamente documentado según la Política de Registros Comerciales y Financieros.
(vii) No consistan en regalos en efectivo o bonos de regalo.
(viii) Cualquier ofrecimiento o entrega de viaje o acomodación requiere de aprobación de la gerencia y del director financiero.
2.3 Contribuciones políticas
No está permitida ninguna contribución o donación política ya sea en efectivo o en especie.
2.4 Respuesta a una exigencia de un soborno
Si un Servidor Público Extranjero o un Servidor Público Nacional exige a un Empleado, Contratista o Asociado el pago de un soborno o cualquier otra conducta inapropiada, se espera que éstos:
(i) Se abstengan de realizar cualquier pago dejando claro que la Compañía no paga sobornos.
(ii) Dejar claro que eso no es aceptable ni negociable.
(iii) Reportarlo inmediatamente al Oficial de Cumplimiento de las Políticas PTEE y al director financiero.
3. Política de Intermediarios
La contratación de intermediario o facilitadores debe realizarse con extremada precaución cuando dichos intermediarios o facilitadores van a interactuar con Servidores Públicos Extranjeros o Servidores Públicos Nacionales. En cualquier contrato de intermediación se debe observar lo siguiente:
(i) Verificar el buen crédito o la reputación de los intermediarios.
(ii) Verificar las calidades específicas de cada intermediario, su reputación y relaciones con terceros.
(iii) Verificar elementos de juicio para descartar que el pago de una remuneración muy elevada a un intermediario oculte pagos indirectos de sobornos o dadivas a Servidores Públicos Nacionales o Servidores Públicos Extranjeros, que corresponda al mayor valor que se le reconoce a un Contratista por su labor de intermediación.
(iv) Cualquier reembolso de gastos debe estar debidamente sustentado y aprobado por el director financiero y en todo caso debe cumplir con la Política de Regalos y Entretenimiento cuando el gasto esté relacionado con esos conceptos.
(v) Todos los pagos deben cumplir con la Política de Registros Comerciales y Financieros.
(vi) Confirmar antecedentes comerciales, de reputación y sancionatorios en asuntos administrativos, penales o disciplinarios.
(vii) Señales de alerta:
- Recurrir con frecuencia a contratos de consultoría, de intermediación y el uso de joint Ventures.
- Contratos con Contratistas o entidades estatales que den la apariencia de legalidad que no reflejen deberes y obligaciones contractuales precisas.
- Contratos con Contratistas que presten servicios a un solo cliente.
- Pérdidas o ganancias inusuales en los contratos con Contratistas o entidades estatales o cambios significativos sin justificación comercial.
- Contratos que contengan remuneraciones variables que no sean razonables o que contengan pagos en efectivo, en Activos Virtuales, o en especie.
- Pagos a PEPs o personas cercanas a los PEPs.
- Pagos a partes relacionadas (Asociados, Empleados, Sociedades Subordinadas, sucursales, entre otras) sin justificación aparente.
4. Política de Debida Diligencia
Una Debida Diligencia está orientada a suministrarle a la Compañía los elementos necesarios para identificar y evaluar el Riesgo de Soborno Transnacional que estén relacionados con las actividades de la Compañía, sus Sociedades Subordinadas o los Contratistas.
Ciertamente, los Contratistas pueden ser utilizados para realizar y ocultar pagos relacionados con sobornos a servidores públicos nacionales o Servidores Públicos Extranjeros en el ejercicio de una relación jurídica con una entidad estatal en el contexto de Negocios o Transacciones Internacionales o nacionales. En todo caso, el alcance de la Debida Diligencia será variable en razón del objeto y complejidad de los contratos, el monto de la remuneración de los Contratistas y los países donde éstos realicen sus actividades, entre otros aspectos.
Los procedimientos de Debida Diligencia deberán adelantarse de manera habitual, con la frecuencia que determine el director financiero, por medio de la revisión periódica de aspectos legales, contables o financieros. La Debida Diligencia también podrá tener como finalidad la verificación del buen crédito o la reputación de los Contratistas.
La Debida Diligencia para identificar el Riesgo de Soborno Transnacional debe enfocarse a lo siguiente:
(i) Orientarse, de manera exclusiva, a la identificación y evaluación de Riesgos de
Corrupción relacionados con la actividad que desarrolle la Compañía, sus Sociedades Subordinadas y Contratistas, lo que deberá comprender de manera especial a la revisión adecuada de las calidades específicas de cada Contratista, su reputación y relaciones con terceros.
(ii) Las actividades de Debida Diligencia deberán constar por escrito, de forma tal que pueda ser de fácil acceso y entendimiento para el Oficial de Cumplimiento.
(iii) Suministrar elementos de juicio para descartar que el pago de una remuneración muy elevada a un Contratista oculte pagos indirectos de sobornos o dadivas a servidores públicos nacionales o Servidores Públicos Extranjeros, que corresponda al mayor valor que se le reconoce a un Contratista por su labor de intermediación.
(iv) Llevarse a cabo por medio de Empleados con la capacidad necesaria. Estos deberán contar con los recursos humanos y tecnológicos para recaudar información acerca de los antecedentes comerciales, de reputación y sancionatorios en asuntos administrativos, penales o disciplinarios que hayan afectado, afecten o puedan afectar a las personas objeto de la Debida Diligencia. Dentro de éstas, se incluirán tanto los Contratistas como los potenciales Contratistas, así como los individuos que presten servicios a Contratistas bajo cualquier modalidad contractual, siempre que sean relevantes en una relación jurídica que pueda tener Riesgo C/ST.
5. Política de comisiones
Las comisiones que se paguen a Empleados que estén expuestos al Riesgo de Soborno Transnacional deben cumplir con los siguientes criterios:
(i) Deben estar dentro de los parámetros de mercado.
(ii) No deben ser mayores a las comisiones que se causen con clientes privados, esto es, que no tengan la condición de Entidades Estatales
(iii) Deben constar por escrito.
(iv) Cualquier modificación requiere de la aprobación del director financiero.
AVISO DE PRIVACIDAD
AXIONLOG SAS sociedad mercantil identificada con NIT No. 900.354.036-9, domiciliada en la Autopista Medellín KM 6 parque empresarial Siberia Etapa 4, en Tenjo (Cundinamarca)., para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para fortalecer sus relaciones con terceros, solicita, recolecta, almacena, utiliza, circula y suprime datos de carácter personal.
Teniendo en cuenta lo anterior, AXIONLOG SAS. actúa como responsable del tratamiento de datos personales correspondientes a personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de vínculo. Cuando AXIONLOG SAS. Actúa como encargada del tratamiento de datos personales, debe cumplir los lineamientos que le sean comunicados, mediante documento escrito, por el responsable del tratamiento de los mismos.
Finalidad del tratamiento:
AXIONLOG SAS. dando cumplimiento a lo previsto por la Ley 1581 de 2012 (Ley de protección de datos personales y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y el Decreto 1377 de 2013, informa que los datos personales (nombre, datos de contacto y datos demográficos) han sido recolectados y conservados dentro de nuestra base de datos, cuyo uso se encuentra destinado a:
- Establecer y mantener una constante comunicación con clientes, colaboradores, proveedores, usuarios y otros interesados
- Generar informes de cartera, proveedores.
- Gestionar las relaciones laborales con sus colaboradores.
- Reporte de información a entes gubernamentales, fondos de pensiones y cesantías, casa matriz, filiales y subsidiarias.
Derechos de los titulares:
AXIONLOG SAS garantiza al Titular de los datos personales los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Axionlog SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado del uso dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Axionlog S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Manifiesto que he leído el presente aviso de privacidad y que he tenido acceso a las políticas de protección de datos contenidas en el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales. Con lo anterior autorizo de manera previa, explícita e inequívoca a AXIONLOG para el tratamiento de los datos suministrados por mi persona dentro de las finalidades legales, contractuales, comerciales y las aquí contempladas. Declaro que soy el titular de la información, que la he suministrado de forma voluntaria y es completa, confiable, veraz, exacta y verídica.
MANUAL INTERNO PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LEY ANTICORRUPCION
1. OBJETIVO
Dar a conocer y explicar la conducta y las normas de comportamiento que se esperan de todos nosotros como de Axionlog, y su cumplimiento constituye una parte integral de nuestras obligaciones como empleados. Es política de Axionlog cumplir con todas las leyes, normas y reglamentos gubernamentales aplicables a su negocio. La Compañía se preocupa de la forma en que se obtienen los resultados, no simplemente de obtenerlos. Los directores, funcionarios y empleados deben conducirse de manera justa entre sí y con los proveedores, clientes, competidores y otras terceras partes de la Compañía. La Compañía espera el cumplimiento de su norma de integridad a lo largo de la organización y no tolerará a los empleados que logren resultados a costa de la violación de leyes o que realicen negocios de manera poco escrupulosa. Todas las operaciones comerciales deben ser reflejadas de manera precisa en sus libros y registros.
La “Política de Prácticas del Negocio” es un instrumento que potencia nuestro firme compromiso a favor de los más altos niveles de conducta empresaria y personal en todos nuestros actos relacionados con la empresa en la que trabajamos.
Es Política de Axionlog que todos sus empleados demuestren y mantengan el nivel máximo de integridad, responsabilidad y conducta profesional en lo relacionado con las actividades industriales, administrativas y comerciales, y en las relaciones con nuestros clientes, proveedores, empleados, asesores y con las comunidades en las que estamos presentes. Valoramos y velamos por la integridad de nuestros empleados y la de otras personas que nos representan y asisten en nuestro trabajo.
Nuestra Compañía da a la ética, la prioridad que se merece, como una competencia esencial en todos los directivos y empleados y la valora como uno de los factores principales para el crecimiento y la consolidación de Axionlog.
Su dedicación a los principios y buenas prácticas comprendidas en la política permitirá que todos sigamos disfrutando de la reputación que ostentamos por nuestra integridad personal, conducta ética y excelencia empresarial.
Esta política contiene un compromiso de responsabilidad de orden general, de reserva de información confidencial y de manejo de banca electrónica; así como, una descripción de acciones cuestionables frente a competidores, clientes y proveedores, y un listado –de carácter enunciativo- de prácticas expresamente prohibidas.
2. ALCANCE
Estas Normas de Conducta en los Negocios son de aplicación para Axionlog. y sus subsidiarias y afiliadas (el conjunto de todas estas entidades, referidas de aquí en más como “Axionlog” o “la Compañía”). Las Normas se aplican a todos los empleados (incluyendo los temporales) de Axionlog, y a los miembros del Directorio de la Compañía. Las Normas no son aplicables a nuestros proveedores ni a sus empleados. Sin embargo, estarán en conocimiento de estas Normas de Conducta en los Negocios, y esperamos por lo tanto que desarrollen sus propias políticas y procedimientos acordes con el espíritu de estas y que den su respaldo total a nuestros empleados en cuanto al cumplimiento de ellas.
La relación que existe entre Axionlog y cada uno de sus empleados se rige por la ley nacional en la jurisdicción donde está empleado, Sujeto a la ley nacional aplicable, nada en las Normas de Conducta en los Negocios cambia la naturaleza de dicha relación. La versión actual de la Normas se publicará y mantendrá en el sitio web de Axionlog. Las enmiendas también se publicarán en el sitio web, según lo exigen las leyes aplicables, y serán comunicadas oportunamente a los empleados.
3. DEFINICIONES
Entendemos como Normas de Conducta en los Negocios, aquellos comportamientos que demuestran los valores de la compañía como son la ética, lealtad, equidad, respeto y confiabilidad que aseguran la reputación de Axionlog como compañía que lleva a cabo todas sus actividades con transparencia. Incluyen las normas relacionadas con las mejores prácticas de almacenamiento, distribución, transporte y calidad, y otras relacionadas con el objeto de la compañía y en general todas las actividades propias de la administración del negocio (Relaciones laborales, manejo financiero, etc.)
En general estas normas son una guía no limitativa y no reemplazarán el buen juicio. Buscan ayudar a tomar las decisiones correctas y siempre estarán a consideración de comité para su actualización y modificación.
4. REFERENCIAS
Esta Política hace referencia a las Políticas Corporativas de Conducta Aceptable, Política Corporativa de Igualdad de Oportunidades y Anti-acoso y Política Corporativa de Confidencialidad.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION
La Dirección de Axionlog está comprometida a hacer honor a los altos principios de comportamiento ético. El Directorio de Axionlog supervisa la adherencia de la Compañía con la ética y el cumplimiento de las normas legales.
5.2 RESPONSABILIDADES ADICIONALES DE LOS EMPLEADOS CON FUNCIONES DE SUPERVISION
Aquellos empleados que tengan autoridad de supervisión sobre otros están en puestos de confianza e influencia. Por lo tanto, tienen una responsabilidad especial en virtud de las Normas de Conducta en los Negocios de preservar un ambiente de trabajo ético y de dar un buen ejemplo. Ellos deben asegurar que los empleados bajo su mando entiendan y sigan las Normas y realicen toda capacitación requerida sobre cumplimiento y ética. Además, deben comunicar las políticas relevantes de Axionlog a los empleados y ayudarlos a entender dichas políticas.
Los supervisores deben mantener una comunicación bilateral abierta y honesta con los empleados. Esto significa alentar a los empleados a formular preguntas, aportar sugerencias y notificar cualquier acción incorrecta. Finalmente, los supervisores deberán darle seguimiento a los reportes de supuestas acciones incorrectas que les sean formuladas y tomar la acción correctiva o disciplinaria que corresponda.
En todos los casos deben notificar por escrito al Departamento de RRHH.
5.3 RESPONSABILIDAD PERSONAL
Cada una de nuestras acciones representa a Axionlog y debemos hacer lo mejor que podamos para mantener la buena reputación de nuestra Compañía. Cada uno de nosotros acepta la responsabilidad personal de hacer lo correcto, de esto depende nuestro éxito.
Aceptamos la obligación de detener o evitar acciones que puedan dañar a los clientes, a la Compañía o a nuestra reputación e informar de tales acciones en el momento en que ocurran. Los empleados que violen las leyes, las Normas de Conducta en los Negocios o las políticas aplicables están sujetos a acciones disciplinarias, que podrían incluir el despido.
6. DESARROLLO
6.1 COMUNICACIÓN ABIERTA / LINEA ÉTICA
En Axionlog nos comunicamos abierta y honestamente y escuchamos para lograr el entendimiento. Formulamos preguntas y planteamos problemas, aunque sean difíciles.
Si un empleado tiene conocimiento de alguna violación a las Normas de Conducta en los Negocios o a cualquier ley o política aplicable, será responsable de notificar dicha violación inmediatamente, el no hacerlo lo hace corresponsable del incumplimiento.
Existe una serie de formas de plantear problemas, si se cree que se ha violado alguna ley, se debe reportar inmediatamente al Departamento de RRHH así como al correo de lineadeetica@axionlog.com1. Para otros asuntos, puede hablar con su supervisor directo o con otro miembro de la Gerencia.
Axionlog, y todo el personal de supervisión, no permitirá ninguna forma de represalia contra un empleado que plantee un problema o haga una pregunta de buena fe. Las personas que tomen represalias estarán sujetas a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.
6.2 NUESTRA GENTE
Tenemos un fuerte compromiso hacia nuestra gente. Valoramos su desarrollo y sus contribuciones. Apoyamos e impulsamos el trabajar con pasión por servir a nuestros clientes, aspirando a la excelencia en todo lo que hacemos.
6.2.1 EXPERIENCIA DE EMPLEO
Proveemos oportunidades, promovemos el talento, desarrollamos líderes y recompensamos los logros. Pensamos que un equipo de individuos con experiencias y trayectorias diversas, trabajando juntos en un ambiente que alienta el respeto y estimula altos niveles de participación, es esencial para nuestro éxito comercial continuo.
La selección y promoción de nuestros empleados se realiza con base a procedimientos transparentes basados en el talento, la aptitud, las competencias laborales, la vocación, los antecedentes, la evaluación de desempeño, el comportamiento ético y el compromiso con los intereses de la Compañía.
6.2.2 PROTECCIÓN CONTRA LAS REPRESALIAS
Axionlog protege a sus empleados contra las represalias. Axionlog no permitirá las represalias en contra de los empleados que notifican alguna mala conducta, plantean un problema o cooperan con una investigación, siempre y cuando los empleados hayan actuado de buena fe y con una creencia razonable de que la información provista es verdadera. Cualquiera que tome represalias estará sujeto a acción disciplinaria, que puede incluir el despido. Si piensa que ha sido objeto de represalias, póngase en contacto con RRHH.
6.2.3 LOS DERECHOS HUMANOS Y LA LEY
Apoyamos los derechos humanos fundamentales de todas las personas. No daremos empleo a niños, ni a trabajadores bajo la edad legal de empleo para el tipo de trabajo en el país donde el trabajo se realice. Prohibimos el castigo físico y el acoso. Cumplimos con las leyes laborales en todos los países en los que operamos.
6.2.4 RESPETO Y DIGNIDAD
Cada uno de nuestros empleados merece ser tratado con equidad, respeto y dignidad. Proveemos igualdad de oportunidades a empleados y personas que nos solicitan trabajo.
Los empleados de Axionlog tienen derecho a trabajar en un lugar que esté libre de hostigamiento, intimidación o abuso, ya sea sexual o de otro tipo, o actos o amenazas de violencia física. No toleramos la conducta verbal o física que degrade a otra persona, interfiera irrazonablemente con el desempeño laboral de otra persona o cree un ambiente laboral intimidante, hostil u ofensivo.
A los fines de esta política, el hostigamiento incluye insultos, comentarios ofensivos, comunicaciones electrónicas y otra conducta visual, verbal o física que pudiera crear un ambiente de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo. El “acoso sexual”, incluye avances sexuales inoportunos, pedidos de favores sexuales y cualquier otra conducta de naturaleza sexual inapropiada.
6.2.5 INCLUSIÓN Y DIVERSIDAD
Axionlog está comprometida con la diversidad y la igualdad de oportunidades para todos. Respetamos los atributos únicos y las perspectivas de cada empleado y nos apoyamos en esas perspectivas para desarrollar y mejorar nuestras relaciones con clientes y socios del negocio. Promovemos la diversidad de nuestros empleados, clientes y socios del negocio, y trabajamos arduamente para asegurarnos que todos en Axionlog se sientan bienvenidos.
Axionlog provee trato igualitario e igualdad de oportunidades de empleo sin distinción de raza, etnia, color, religión, sexo, edad, origen nacional, orientación sexual, situación militar u otra situación protegida por la ley.
La Compañía considera que las diferentes formas de pensamiento, con un fin común enriquecen los equipos de trabajo y ayudan a una acertada toma de decisiones.
Esta política se aplica a nuestros empleados, candidatos, contratistas independientes y proveedores. También se aplica a todos los aspectos de interacción entre Axionlog y los clientes y a nuestras decisiones de empleo, incluido el reclutamiento, contratación, transferencia, desarrollo, promoción, capacitación, beneficios, compensación y despido del empleo.
6.2.6 LUGAR DE TRABAJO SEGURO
Estamos comprometidos a proveer un ambiente de trabajo seguro y saludable para nuestros empleados. Requerimos que todos los empleados cumplan las reglas y prácticas de seguridad y que tomen las precauciones necesarias para protegerse a ellos mismos y a sus compañeros de trabajo. Por la seguridad de todos, los empleados deben reportar cuanto antes accidentes y prácticas inseguras a sus supervisores inmediatos.
6.2.7 ALCOHOL Y DROGAS
La Compañía está comprometida a lograr un lugar de trabajo seguro, sano y productivo para todos los empleados.
Se prohíbe la posesión, el consumo de alcohol y drogas ilegales en el lugar de trabajo y mientras se está participando en alguna actividad relacionada con el trabajo. Usted no debe trabajar bajo la influencia de alcohol, drogas ilegales ni ninguna sustancia psicotrópica que le impida desempeñar su trabajo de manera segura y efectiva.
- Se prohíbe la distribución de droga y alcohol en el trabajo.
- Se prohíbe la posesión y el consumo de alcohol en las instalaciones de la Compañía, con excepción de eventos sociales auspiciados por Axionlog donde el consumo de alcohol esté específicamente autorizado.
Axionlog puede desarrollar un programa de pruebas psicotrópicas aleatorias (detección de drogas y alcohol) para todos los colaboradores, con el objetivo de promover un entorno de trabajo seguro y saludable. Este programa se desarrolla de manera justa y equitativa, asegurando que todos los empleados, sin excepción, participen en ellas.
Las pruebas aleatorias se realizarán de manera confidencial y respetuosa, garantizando la privacidad de los colaboradores y cumpliendo con todas las normativas legales aplicables. Debido a la importancia de la seguridad en el centro de trabajo, estas pruebas son obligatorias, y cualquier colaborador que se niegue a su aplicación, estará cometiendo un acto de indisciplina e infringiendo las normas de seguridad vigentes.
Este enfoque preventivo no solo ayudará a identificar y abordar posibles problemas de consumo de alcohol y sustancias psicotrópicas, sino que también reforzará el compromiso de la empresa con el bienestar y la seguridad de su personal y nuestros clientes.
6.3 AXIONLOG, NUESTRA COMPAÑÍA
Estamos comprometidos con los proveedores compartiendo con ellos las mejores prácticas de la Compañía. Nuestros empleados y proveedores deben trabajar juntos para proporcionar la mejor experiencia de servicio logístico.
6.3.1 ACTUAMOS EN PRO DE LOS INTERESES DE AXIONLOG
Actuamos pensando siempre en el beneficio a largo plazo de Axionlog, nunca en beneficio personal o para favorecer a familiares y/o amigos.
6.3.2 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES
En Axionlog reconocemos la importancia de desarrollar relaciones sólidas con los proveedores. Tratamos a nuestros proveedores honesta y equitativamente y esperamos que nuestros proveedores nos traten de manera similar.
Axionlog basa sus relaciones con los proveedores en prácticas legales, eficientes y justas. Si bien estas Normas de Conducta en los Negocios no aplican a nuestros proveedores, esperamos que adhieran a los requisitos legales pertinentes en sus relaciones comerciales, incluidas las que mantienen con sus empleados, las comunidades y Axionlog.
Axionlog realiza negocios con proveedores de muchos países de diversas realidades culturales, sociales y económicas y está comprometido con las prácticas de empleo justas y se esfuerza por ofrecer un ambiente de trabajo seguro, saludable y productivo para sus empleados.
Además, nos esforzamos por trabajar con proveedores que compartan nuestros valores. Esto significa que se espera de nuestros proveedores que compartan nuestro apoyo a los derechos humanos fundamentales para todas las personas: que traten a sus empleados con justicia, respeto y dignidad y que se sigan prácticas que promuevan la salud y la seguridad.
6.4 ÉTICA
Operamos el negocio en un marco ético y responsable. Articulamos nuestras acciones y conductas de negocio bajo un marco ético y justo, respetando las leyes y regulaciones de cada mercado donde operamos.
6.4.1 PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA COMPAÑÍA
Los activos de la Compañía incluyen información, activos financieros, vehículos, artículos de oficina, equipos, maquinaria pesada, computadoras, redes, software, servicios telefónicos y de internet, correo de voz y correo electrónico y todo material provisto por la compañía.
Se prohíbe cualquier acción que implique robo, fraude, estafa o apropiación indebida de cualquier propiedad de la Compañía por lo tanto no se puede usar la propiedad, la información o la posición en la Compañía en beneficio personal. Ejerza su criterio y responsabilidad en el uso de los activos de la Compañía y no abuse de ningún privilegio que reciba en su puesto en Axionlog.
No se utilizarán las computadoras de la Compañía de ninguna forma que pudiera comprometer la seguridad o la integridad de la información o el software de la Compañía. No se utilizarán las computadoras o redes de la Compañía para acceder, recibir o transmitir material que sea inapropiado, ilegal o que pueda violar nuestra política con respecto a la confidencialidad.
No se dará en préstamo, donación o venta de ningún bien de la Compañía, a menos que haya sido autorizado específicamente por el ejecutivo responsable. No se utilizarán los bienes, la información o su puesto en la Compañía para su beneficio personal. No participará en ninguna acción que conlleve robo, fraude, desfalco, extorsión o malversación de bienes.
6.4.2 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
La información es un activo valioso. La información confidencial no se debe revelar a ninguna persona ajena a Axionlog ni discutirse con empleados de Axionlog que no tengan necesidad de conocer esta información. La información confidencial puede incluir, por ejemplo, información de ventas y financiera no publicada, cambios importantes en la Compañía, métodos operativos o de productos, planes de marketing o bienes raíces, resultados de investigaciones, datos de empleados e información acerca de relaciones con proveedores y otros. Trate toda información como confidencial si pudiera ser útil para sus competidores, si invade la privacidad de los empleados, de clientes, o si pudiera ser dañina para Axionlog si se divulgara públicamente.
Tome precauciones para no divulgar accidentalmente información confidencial. Por ejemplo, márquela de forma apropiada, nunca la discuta en lugares públicos y mantenga resguardada su computadora personal.
6.4.3 DATOS PERSONALES
Respetamos y valoramos la privacidad de nuestros empleados y clientes, mantenemos la confidencialidad cuando manejamos su información personal. Esto significa que usted debe tratar los datos personales de todos los empleados y clientes con cuidado y respeto, a la vez que la salvaguarda del acceso inapropiado y la divulgación indebida. Nunca debe usar tales datos para un beneficio personal ni de alguna otra manera inapropiada.
6.4.4 CONFLICTOS DE INTERÉS
Cada una de las personas que trabajamos en Axionlog deberá evitar cualquier situación en la que nuestros intereses personales o financieros pudieran causar que nuestra lealtad se vea dividida o cuestionada. Los empleados deberán abstenerse de tomar para sí mismos oportunidades descubiertas a través del uso de los activos corporativos o a través de sus puestos dentro de la Compañía.
Los empleados deberán evitar transacciones de valores de la Compañía basadas en información material, no pública, conocida gracias a sus posiciones dentro de la misma. Los empleados deberán abstenerse de competir con la Compañía. Se deben evitar aquellos conflictos de interés que pudieran causar que otros duden de nuestra justicia o integridad.
Todos somos responsables de reportar cualquier situación de conflicto de interés real o potencial al Departamento de RRHH, y de regirse por todas las condiciones impuestas a usted con el fin de controlar o eliminar el conflicto. Tales condiciones podrían incluir, por ejemplo, retirarlo de la toma de decisiones en representación de Axionlog o hacer que usted se deshaga del interés externo que crea el conflicto.
A continuación, se mencionan algunas actividades que pueden considerarse como conflictos de intereses. Esta lista no es limitativa, sino que sirve como una guía para identificar posibles situaciones conflictivas.
• Empleo fuera de la Compañía y otros acuerdos de negocios
Los empleados tienen el deber principal de promover los intereses de Axionlog y cualquier acuerdo comercial personal no debe interferir con esta obligación. En calidad de empleado de Axionlog, usted no podrá aceptar ni recibir compensación de ningún proveedor ni entidad comercial con la que usted realice negocios en representación de Axionlog.
• Negocios con Familiares y Amigos Puede surgir un conflicto de interés cuando usted tenga algún trato comercial con familiares o amigos personales muy cercanos. Usted deberá reportar cualquier conflicto de interés potencial tanto a su Supervisor como al Área de RRHH. Asimismo, deberá ser cauteloso acerca de la información que comparte con familiares o amigos que trabajen para la competencia o que tengan intereses comerciales en la competencia. Esto mismo es válido si tiene familiares o amigos que trabajen para proveedores o prestadores de servicios que tengan intereses comerciales en tales compañías.
• Conflicto de interés entre empleados de Axionlog
Todo empleado que esté en conocimiento de un potencial conflicto de interés por la posición que ocupa en la compañía su cónyuge, pariente, familiar u otro, debe reportarlo al Departamento de RRHH. Esto también incluye las relaciones sentimentales entre supervisores y subordinados que deben ser reportadas inmediatamente a los efectos de deshacer el conflicto de interés.
• Regalos, Favores y Entretenimiento Relacionados con los Negocios
No ofreceremos ni pagaremos sobornos ni proporcionaremos objetos de valor con el propósito de influir, o dar la apariencia de influir, en el juicio o las acciones de otros.
No buscaremos ni aceptaremos ningún tipo de soborno, comisiones, ni ningún otro tipo de pago inapropiado. Respetamos las políticas de otras organizaciones con las que realizamos negocios; pero entendemos que el propósito del ofrecimiento de regalos y entretenimientos en un ambiente comercial es, exclusivamente, generar una relación de negocios satisfactoria y de buena fe entre empresas.
Por otro lado, cualquier persona que reciba, en el ámbito global del trabajo, un regalo o una invitación a algún evento, lo recibe en función de su puesto y por pertenecer a Axionlog y, por lo tanto, en el disfrute del regalo o del evento han de poder participar todos los empleados de la empresa ya que todos participan en la razón por la cual se reciben los presentes.
Lo siguiente se aplica a los empleados de la Compañía, familiares inmediatos de empleados de la Compañía y agentes o terceros que trabajen en nombre de la Compañía: No ofrezca, entregue ni acepte ningún regalo, entretenimiento ni otro beneficio personal si éste: No se apega a las prácticas de negocio comunes o acostumbradas; o Es en efectivo o un equivalente de efectivo, comisiones, préstamos, créditos o descuentos, valores, bienes o servicios por debajo del precio del mercado; o Podría considerarse como un soborno o una recompensa; o Viola cualquier ley, política o reglamento.
Con base en lo anterior, y como norma de estricto cumplimiento: Todos los regalos de negocios recibidos deberán entregarse al Área de RRHH local; inclusive, los que hayan sido personalizados. Todos los obsequios deberán ser sorteados entre los empleados de la Compañía, promoviendo que se beneficien todos, porque todos participan en el negocio de la Compañía. Si por su escaso valor o por alguna otra circunstancia alguien estuviese interesado en quedarse con un regalo recibido, deberá consultarlo con el Gerente de RRHH y ser expresamente autorizado para ello, debiendo quedar constancia escrita del hecho y las razones.
Además, el Gerente de RRHH deberá informar al Director Corporativo de RRHH de las razones por las que lo autorizó. Los regalos que se reciban en el domicilio particular tendrán la misma consideración y deberán seguir el mismo procedimiento de entrega al Área de RRHH. El Área de RRHH local se encargará de definir en qué evento de empresa se sortearán los regalos recibidos y quienes pueden quedar excluidos del sorteo por haber sido acreedores de alguna sanción grave o muy grave o por inasistencia.
En el caso de eventos y/o comidas de negocios, no se considera apropiado hacerlo con alta frecuencia ni acudir a eventos extraordinarios, excepto que el Gerente General del país lo autorice expresamente por su interés comercial. Ante cualquier duda, se deberá consultar con el Área de RRHH o con la Gerencia General del país.
Contravenir estas normas apropiándose de regalos o acudiendo a eventos extraordinarios sin la autorización adecuada tendrá la consideración más grave y las consecuencias a ello reservadas. Insistimos, todos los empleados de Axionlog construyen la empresa y contribuyen al negocio y, por lo tanto, todos los empleados deben ser partícipes de los regalos que por ello se reciban.
• Inversiones Externas
Los empleados no pueden ser dueños, directa o indirectamente, de un interés sustancial en cualquier entidad comercial que realiza o pretende realizar operaciones comerciales o que compite con Axionlog.
Interés sustancial significa una participación propietaria mayor del 5% del valor neto total por parte del empleado y miembros de su familia inmediata, o mayor del 1% de los valores accionarios en circulación para inversiones en una Compañía pública.
Entre las excepciones a esta norma podrían contarse las inversiones en fondos mutuos o cuentas administradas en las que los empleados no ejercen ninguna discreción en cuanto a las opciones de inversión. No aproveche para su beneficio personal las oportunidades de negocios o de inversión que se descubran a través del uso de los bienes, la información o su puesto en la Compañía. Esto incluye directa o indirectamente comprar, alquilar o de otro modo adquirir derechos sobre cualquier propiedad o materiales si Axionlog también pudiera estar interesado en concretar dicha oportunidad.
Finalmente, no realice una inversión personal en una entidad si la inversión pudiera afectar o pareciera afectar su juicio en las decisiones comerciales relacionadas con dicha empresa. Tenga en cuenta los conflictos potenciales que pudieran surgir en compañías privadas y públicas y actúe con cautela respecto a los asuntos de abuso de información privilegiada que pueden estar asociados a las inversiones en compañías públicas.
6.4.5 USO DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
Todo lo relacionado con los sistemas de correo electrónico y de comunicación electrónica en general, incluyendo todas las comunicaciones e información creada, recibida, guardada o enviada en los sistemas de Axionlog es propiedad de la Compañía, el uso y acceso de los empleados a éstos constituye un privilegio que la Compañía les otorga.
Los correos electrónicos del empleado enviados y recibidos a través de las computadoras de la Compañía, incluida la actividad de correo electrónico y de búsqueda en internet, están sujetos a búsqueda y monitoreo, con o sin aviso, independientemente de si se accede a los sistemas de la Compañía dentro o fuera de la oficina, o si las comunicaciones pasan a través de un servidor de la Compañía. La Compañía realizará de manera periódica y al azar monitoreo del uso individual por parte de cada empleado. Por estas razones, los empleados no tienen derecho personal a la privacidad en ningún material creado, recibido, guardado o enviado usando correo electrónico o los sistemas informáticos de la Compañía, incluyendo proveedores de internet externos, ni pueden esperar privacidad en tales comunicaciones.
La Compañía adoptará las acciones necesarias para implementar en forma clara y precisa los extremos descriptos en el presente, garantizando en todo momento la finalidad del uso de las herramientas provistas para el desempeño del trabajo, y el cuidado de los derechos de las personas involucradas, ello de acuerdo con el ordenamiento legal de aplicación.
6.4.6 USO DE IDENTIFICACIÓN DE USUARIO Y CONTRASEÑAS
Los sistemas están preparados para que las identificaciones de usuarios y contraseñas sean personales. Cada empleado debe usar su usuario y contraseña personal para el acceso a los sistemas de Axionlog. Éstos no deben ser compartidos bajo ningún concepto. El incumplimiento será pasible de acciones disciplinarias que podrían incluir el despido.
Los empleados son responsables por mantener seguras sus identificaciones de usuario y contraseñas. Las mismas nunca deben ser informadas ni compartidas con nadie. Si alguien le solicita su contraseña o identificación de usuario niéguese a darla e infórmelo inmediatamente al Departamento de RRHH.
Si usted sospecha por cualquier motivo que su contraseña y/o identificación de usuario ha sido descubierta, cámbiela inmediatamente e informe sobre su sospecha al Departamento de RRHH.
6.4.7 REGISTROS Y COMUNICACIONES DE NEGOCIOS
Axionlog tiene la responsabilidad de informar eficientemente a sus accionistas sobre aquellos aspectos materiales de la Compañía. Los accionistas deberán recibir información honesta, precisa y veraz, que les permita tomar decisiones comerciales responsables con base a registros confiables.
Todos los libros financieros, registros y cuentas deben reflejar con exactitud las transacciones y los eventos. También deben conformarse tanto a los principios contables generalmente aceptados como al sistema de controles internos de Axionlog.
Todos los reportes, informes y documentos públicos presentados ante autoridades de contralor ubicadas en cualesquiera de los países donde funciona Axionlog, así como toda comunicación oficial que realice la Compañía, deberán ser precisos, completos, claros y entendibles. Para garantizar la exactitud de todos los registros y las presentaciones realizadas por Axionlog, usted no debe nunca: Hacer registros falsos ni alterar recibos en informes de gastos; Ingresar información falsa en las hojas de horas trabajadas; Alterar o falsificar los resultados de calidad o seguridad; Atenuar o exagerar los activos o pasivos conocidos; Mantener activos, fondos o activos no revelados o no registrados, o “fuera de los libros”; Registrar de manera incorrecta o dejar de registrar partidas que deberían considerarse como gasto; o Hacer registros que intencionalmente oculten o enmascaren la verdadera naturaleza de cualquier transacción.
Se espera que los empleados registren todas las operaciones comerciales con precisión en los libros y registros de la Compañía, y que sean honestos y comunicativos con los auditores internos e independientes de la Compañía.
Durante el transcurso de litigios o investigaciones gubernamentales, pueden ser expuestos al público casi todos los registros comerciales, incluyendo registros por correo electrónico y computarizados. Con frecuencia los medios de comunicación y otras organizaciones obtienen los registros. Por consiguiente, los empleados deben ser claros, concisos, sinceros y precisos al registrar cualquier información. Evite las exageraciones, el lenguaje florido, las conjeturas o suposiciones, sacar conclusiones de tipo legal, y hacer caracterizaciones despectivas de personas y sus motivaciones.
Los documentos se deben conservar de acuerdo con las disposiciones reglamentarias y legales de cada país. Póngase en contacto con el Departamento de RRHH si tuviera alguna duda sobre si resulta apropiado conservar o destruir un documento.
6.4.8 LA LETRA Y EL ESPÍRITU DE LA LEY
Nuestra primera y más importante obligación en todos los países y comunidades donde operamos es obedecer la letra y el espíritu de la ley. Esto es aplicable tanto a los empleados de Axionlog como a terceros que actúan en nombre de nuestra Compañía.
Si tiene una preocupación acerca de la legalidad de algún asunto, usted es responsable de consultar con el Departamento de RRHH antes de que suceda cualquier acto potencialmente ilegal.
6.4.9 NEGOCIOS INTERNACIONALES
Axionlog cumple con todas las leyes y reglamentos aplicables en donde quiera que hagamos negocios. Casi todos los países del mundo prohíben hacer pagos y ofrecimientos de cualquier objeto de valor a funcionarios gubernamentales, partidos políticos o candidatos para obtener o conservar negocios. Nunca se deben pagar comisiones u honorarios a intermediarios, distribuidores, agentes, corredores o asesores que sean utilizados como sobornos o cohecho.
El término funcionario gubernamental incluye al empleado de cualquier gobierno o cualquier agencia gubernamental o cualquier organización pública internacional, cualquier partido político o funcionario de un partido, o cualquier persona que actúe a título oficial para o en representación de cualquier gobierno o cualquier candidato para un cargo público.
También están prohibidos los pagos hechos indirectamente a través de un tercero especialmente si se sabe o hay gran probabilidad de que el pago o la oferta de pago sea hecha a un funcionario gubernamental con el propósito de influir en sus actos o decisiones.
Muchas leyes rigen la conducta en los negocios que se llevan a cabo a través de las fronteras. Entre éstas se encuentran leyes que: Requieren que las transacciones no se usen para el lavado de dinero; Aseguran que las compañías no cooperen de ninguna manera con boicots no sancionados; Restringen el intercambio comercial con ciertos países; y Prohíben las transacciones que pudieran ayudar a terroristas u organizaciones que apoyan a terroristas.
Cualquier empleado que tenga alguna inquietud sobre cualquier asunto jurídico tiene la responsabilidad de consultar con el Departamento de RRHH, antes de que se lleve a cabo cualquier acto potencialmente ilegal.
6.5 CRECIMIENTO RENTABLE
Hacemos crecer nuestro negocio en forma rentable. Maximizamos la rentabilidad de nuestras operaciones.
6.5.1 COMPETENCIA LEAL Y POLÍTICA ANTIMONOPOLIO
La mayor parte de los países en los que operamos en Latinoamérica tienen leyes de competencia leal o antimonopolio para salvaguardar el derecho de los consumidores de obtener los mejores productos a los mejores precios. Axionlog apoya y cumple estas leyes. Entre otras cosas, estas leyes por lo general prohíben: Celebrar un contrato o acuerdo, ya sea formal o informal, con la competencia en el que se fije, controle o afecte precios, productos, términos de venta, costos, utilidades, márgenes de utilidad, mercados o cuotas de mercado o prácticas de distribución.
Los contratos o acuerdos con la competencia para asignarse clientes o productos, para boicotear a proveedores o personas con quienes de otro modo harían negocios, o para licitar o no licitar en negocios en general. Las leyes de la competencia rigen también nuestras relaciones con proveedores.
Es responsabilidad de cada individuo que tenga alguna pregunta sobre estos asuntos o cualquier otra discusión, decisión o acción que pueda tener posibles implicaciones antimonopolio, consultar con el Departamento de RRHH antes de tomar tal acción.
6.5.2 PRÁCTICAS COMERCIALES
La información acerca de la competencia y los proveedores es un activo valioso. Respetamos los derechos de la competencia y de los proveedores y actuaremos de forma leal con ellos en el mercado. Nos esforzamos por lograr ventajas competitivas a través de la investigación, el marketing, la ejecución, la calidad y el servicio, nunca a través de las prácticas comerciales carentes de ética o cuestionables.
No participamos en prácticas comerciales desleales o ilegales. Las siguientes reglas son aplicables cuando Axionlog o cualquiera que trabaje en nuestro nombre recopila o usa información con respecto a la competencia o los proveedores: Respetar los derechos de propiedad intelectual de otros, lo que incluye patentes, derechos de autor y marcas comerciales, no aceptar, divulgar ni usar información que fue divulgada a usted en contravención de un acuerdo de confidencialidad, no divulgar ni usar información que pudiera ser de propiedad intelectual o confidencial sin consultarlo con el Departamento de RRHH, no usar métodos faltos de ética o ilegales para recopilar información acerca de compañías, no robar información que constituya un secreto comercial, o persuadir a ex empleados o empleados actuales de otras compañías para divulgar secretos comerciales y no realizar ninguna acción que pudiera crear la apariencia de un acuerdo inapropiado con la competencia.
6.5.3 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DEL GOBIERNO
Axionlog coopera con agencias y autoridades gubernamentales. Todas las solicitudes de información que no sean las que se proporcionan rutinariamente deberán ser enviadas inmediatamente al Departamento de Finanzas para que se responda debidamente.
Toda información proporcionada debe ser honesta, exacta y veraz. Nunca se debe engañar a ningún investigador ni alterar o destruir documentos o registros sujetos a una investigación.
6.6 MEJORAMIENTO CONTINUO
6.6.1 DIRECCIÓN CORPORATIVA Y CONTROLES INTERNOS
Contamos con un sistema de controles internos y mecanismos de elaboración de reportes diseñados para proteger los activos y las operaciones de la Compañía y proveer información exacta, honesta y oportuna a la Gerencia, al Directorio y a los accionistas.
El Auditor externo provee una supervisión independiente en lo relativo a la preparación de los estados financieros de la Compañía, así como los sistemas de control internos. Se requiere que los empleados se conduzcan conforme a la letra y el espíritu de nuestro sistema de controles internos y que cooperen con toda auditoría o investigación.
6.6.2 MODIFICACIONES A LAS NORMAS
Cualquier modificación a las Normas deberá ser aprobada por el Directorio de Axionlog, previa formulación del Departamento de RRHH y deberá ser publicitada en las carteleras de Axionlog dentro de los cinco días desde su aprobación.
6.6.3 INVESTIGACIONES INTERNAS
Axionlog anima a los empleados a plantear preguntas, preocupaciones personales, y a proporcionar sugerencias adecuadas con respecto a prácticas comerciales de la Compañía. Se espera que los empleados informen de inmediato a la Gerencia sobre supuestas violaciones a la ley, las políticas de la Compañía y sus controles internos, de tal forma que la Gerencia pueda tomar las acciones correctivas adecuadas.
La Gerencia deberá comunicarse con el Departamento de RRHH. El Departamento de RRHH tiene la responsabilidad de investigar las violaciones a los controles internos de la Compañía.
Los reportes de presuntas conductas impropias son tomadas muy en serio por Axionlog. Si usted tiene conocimiento de una investigación interna, o si se le pide que provea información o ayude con una investigación interna, las siguientes reglas se aplican: Usted no podrá discutir nada acerca de la investigación con ninguna persona, ya sea dentro o fuera de Axionlog, sin el consentimiento expreso de las personas autorizadas para llevar a cabo la investigación; Usted debe proveer toda información relevante de manera completa y veraz, y cooperar plenamente con el equipo de investigación autorizado durante el transcurso de la investigación; y si interfiere con la investigación o proporciona información falsa durante el transcurso de la misma, usted podrá estar sujeto a acción disciplinaria, que puede incluir el cese del empleo.
6.7 RECURSOS
Cada uno de nosotros representa personalmente estos valores. Obtenga apoyo si lo necesita. Estos recursos son un buen lugar para comenzar.
El Departamento de RRHH se encuentra disponible para responder cualquier consulta sobre las Normas de Conducta en los Negocios, o analizar potenciales violaciones a las mismas, para ello se deberá enviar un correo electrónico a la siguiente dirección: lineadeetica@axionlog.com
Puede obtener copias de estas políticas solicitándolas al área de RRHH local o bajándola de la intranet.
Una vez leída esta norma deberán completar y firmar el anexo A, luego deberán presentar dicha certificación en el departamento de RRHH.
7. FRECUENCIA
La frecuencia de aplicación de esta política es cada vez que se elabore, modifique y controle un documento.
8. MONITOREO, VIGILANCIA Y VERIFICACIÓN
El monitoreo de esta política se realiza durante cada autorización de un documento. El registro del monitoreo es la propia publicación de los documentos, el de la vigilancia se realiza a través de un mail de comunicación al Gerente Corporativo de Auditoría Interna, informando los hallazgos. La verificación de la vigencia de esta política la realiza anualmente y se registra con la modificación de la política o con la extensión autorizada de su validez. En todos los casos, es obligación del responsable del área de RRHH de cada país.
9. CORRECCIONES
Las correcciones en caso de que existan no conformidades en el formato y control de los documentos y registros son las siguientes:
- Informar al responsable de la no conformidad encontrada para que lea el procedimiento y las corrija.
- Informar a los jefes directos si se pierde el control de la documentación.